ดูเก่งภาษาและโปรยิ่งกว่ากับ 5 เทคนิคเขียน Email ภาษาอังกฤษขั้นเทพ!


การ์ตูนผู้หญิงกำลังเขียน Email ภาษาอังกฤษ

ดูเก่งภาษาและโปรยิ่งกว่ากับ 5 เทคนิคเขียน Email ภาษาอังกฤษขั้นเทพ!

การเขียน Email ภาษาอังกฤษสำคัญเป็นอย่างมากสำหรับวัยทำงาน ยิ่งเมื่อทำงานอยู่ในองค์กรต่างชาติ หรือต้องดีลกับฝ่ายต่างประเทศแล้ว ก็ยิ่งต้องเขียนอีเมลธุรกิจให้ดูเป็นมืออาชีพเพื่อช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับตัวผู้เขียนเอง


และแม้ว่าการเขียนอีเมลจะไม่ต้องใช้ภาษาทางการเหมือนการเขียนจดหมายทั่วไปล่ะก็ แต่เพื่อน ๆ ก็ต้องใช้ภาษาที่ดูโปร จะได้รักษาภาพลักษณ์ของตัวเองและบริษัทไว้ได้อย่างดีค่ะ ดังนั้นเรามาดูกันเลยดีกว่าว่าต้องเขียน Email ภาษาอังกฤษแบบไหนถึงจะดูเก่งภาษาและดูดีแบบมืออาชีพมากขึ้น!


1. เขียนทักทายก่อนเสมอ

วิธีขึ้นต้น Email ภาษาอังกฤษ

ขั้นตอนแรกของการเขียน Email ภาษาอังกฤษก็คือ การกล่าวทักทาย ซึ่งสามารถเขียนได้หลายรูปแบบด้วยกัน ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของผู้เขียนและผู้รับค่ะ แล้วก็อยู่ที่ว่าน้ำเสียงในอีเมลเป็นทางการมาก-น้อยเพียงใด เช่น


1.1 สำหรับผู้รับที่รู้จักกันระดับหนึ่ง ใช้คำว่า Dear (เดียรฺ)

Dear + ชื่อ + , (คอมม่า) เช่น

  • Dear John, (เดียรฺ จอน)

  • Dear Sara, (เดียรฺ แซเหรอะ)

  • Dear David, (เดียรฺ เดวิด)

1.2 สำหรับผู้รับที่ไม่ได้สนิทกัน ใช้คำว่า Dear (เดียรฺ)

Dear + Mr./Mrs./Ms + surname (นามสกุล) + , (คอมม่า) เช่น

  • Dear Mr. Smith, (เดียรฺ มิสเตอรฺ สมิธฺ)

  • Dear Mrs. Nelson, (เดียรฺ มิสซิส เนลซึน)

  • Dear Ms Jones, (เดียรฺ มิส โจนสฺ)


1.3 สำหรับผู้รับที่ค่อนข้างสนิท ใช้คำว่า Hi/Hello/Hey (ฮาย/เฮโล/เฮ)

Hi/Hello/Hey + ชื่อ + , (คอมม่า) เช่น

  • Hi Anne, (ฮาย แอนฺ)

  • Hello Joshua, (โจ ชัว)

  • Hey Chris, (เฮ คริสฺ)

1.4 สำหรับผู้รับที่ไม่เฉพาะเจาะจง หรือไม่รู้ชื่อผู้ติดต่อ (กรณีติดต่อบริษัทหรือองค์กร)

Dear + Sir/Madam + , (คอมม่า) เช่น

  • Dear Sir/Madam, (เดียรฺ เซอรฺ/แมเดิม)

To whom it may concern + , (คอมม่า) เช่น

· To whom it may concern, (ทู ฮูม อิทฺ เมยฺ เคินเซิน)


2. อย่าลืมกล่าวขอบคุณ

หากกำลังตอบกลับ Email ลูกค้า ให้เริ่มต้นอีเมลด้วยการกล่าวขอบคุณทันที เช่น ถ้าลูกค้าส่งอีเมลมาสอบถามเกี่ยวกับบริษัท ก็สามารถตอบได้ดังนี้

  • Thank you for contacting XYZ Company.

(แธ้งคยู ฟอรฺ คอนแท็คทิ่ง เอ็กซฺ วาย ซี/เซ่ด คัมเพอะนี)

ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท เอ็กซ์วายซี นะคะ/ครับ


หรือถ้ามีคนส่งอีเมลกลับก็อย่าลืมขอบคุณก่อนกล่าวถึงประเด็นถัดไปด้วย จะได้สุภาพมากขึ้น เช่น

  • Thank you for your prompt reply.

(แธ้งคยู ฟอรฺ ยัวรฺ พรอมพฺทฺ รีพลาย)

ขอบคุณที่ตอบกลับเราอย่างรวดเร็วนะคะ/ครับ

  • Thanks for getting back to me.

(แธ้งคฺสฺ ฟอรฺ เก็ททิ่ง แบ็คฺ เทอ มี)

ขอบคุณที่ตอบกลับอีเมลดิฉัน/กระผมนะคะ/ครับ


3. บอกวัตถุประสงค์ในการเขียนอีเมล

บอกจุดประสงค์ในการเขียน Email ภาษาอังกฤษ

หากไม่ใช่การตอบกลับอีเมล แต่เป็นการเริ่มเขียน Email ภาษาอังกฤษฉบับใหม่ขึ้นมา ก็ให้เริ่มเขียนอีเมลด้วยการบอกวัตถุประสงค์ในการติดต่อ เช่น

  • I am writing to enquire about…

(ไอ แอม ไร้ทิ่ง เทอ อินไควเออรฺ เออะเบาทฺ…)

ดิฉัน/กระผมเขียน (อีเมลฉบับนี้) เพื่อสอบถามเกี่ยวกับ…

  • I am writing in reference to…

(ไอ แอม ไร้ทิ่ง อิน เรฟเฟอเหริ่นซฺ เทอ…)

ดิฉัน/กระผมเขียน (อีเมลฉบับนี้) เพื่อสอบถามเกี่ยวกับ…

ข้อสังเกต:

***ในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ เราจะไม่ย่อ I am เป็น I’m นะคะ เพื่อคงความเป็นทางการไว้

***แต่ถ้าเป็นอีเมลถึงคนที่สนิทสามารถย่อ I am เป็น I’m ได้ค่ะ


บอกถึงจุดประสงค์ในการเขียนอีเมลให้ชัดเจน จากนั้นก็ค่อยเขียนถึงเนื้อเรื่อง แต่จำไว้นะคะว่า เราไม่ควรเขียนอีเมลที่ยาวจนเกินไป ให้เขียนชัดเจน สั้นกระชับ และได้ใจความไว้ เพราะยังไงคนอ่านก็อยากเข้าถึงประเด็นได้เร็วโดยไม่ต้องเสียเวลาค่ะ

นอกจากนี้ก็อย่าลืมระวังเรื่องการสะกดคำ แกรมมา และเครื่องหมายวรรคตอนต่าง ๆ ด้วยนะคะ อย่าลืมค่ะว่าต้องดูโปรและรักษาภาพลักษณ์บริษัท


4. ขอบคุณก่อนปิดท้าย

กล่าวขอบคุณอีกครั้งก่อนจบ Email ภาษาอังกฤษ

ก่อนจบอีเมล อย่าลืมกล่าวขอบคุณอีกครั้งเพื่อความสุภาพนะคะ แล้วก็เขียนคำขอบคุณสวย ๆ ดังนี้ค่ะ

  • Thank you for your patience and cooperation.

(แธ้งคยู ฟอรฺ ยัวรฺ เพชึนสฺ แอนดฺ โคออเพอเรชึน)

ขอบคุณที่ให้ความร่วมมือและอดทนรอนะคะ/ครับ

  • Thank you for your consideration.

(แธ้งคยู ฟอรฺ ยัวรฺ เคินซิเดอเรชึน)

ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณค่ะ/ครับ


จากนั้นก็ตามด้วย

  • If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. และ

(อิฟฺ ยู แฮฟ เอนิ เควสชึนสฺ ออรฺ เคินเซินสฺ, โดนทฺ เฮสิเททฺ เทอ เล็ทฺ มี โนวฺ)

หากคุณมีข้อสงสัยหรือข้อกังวลใด ๆ อย่าลังเลที่จะแจ้งดิฉัน/กระผม

  • I look forward to hearing from you.

(ไอ ลุคฺ ฟอเวิด เทอ ฟอเวิด เฮียริง เฟริม ยู)

ดิฉัน/กระผมหวังว่าจะได้รับคำตอบจากคุณนะคะ/ครับ

ข้อสังเกต:

***look forward to + V(ing)/Noun เสมอ


ตัวอย่าง

  • I always look forward to seeing you.

(ไอ ออลเวยฺสฺ ลุคฺ ฟอเวิด เทอ ซีอิง ยู)

ฉันตั้งหน้าตั้งตารอที่จะพบเธอเสมอ

  • Jane is looking forward to her holidays.

(เจน อิสฺ ลุคคิ่ง ฟอเวิด เทอ เฮอ ฮอลิเดยฺสฺ)

เจนกำลังตั้งตาคอยวันหยุดของเธอ


5. จบอีเมลให้สวย

วิธีลงท้าย Email ภาษาอังกฤษ
  • Best regards, + ชื่อ (ในบรรทัดถัดไป)

  • Sincerely, + ชื่อ (ในบรรทัดถัดไป)

  • Thank you, + ชื่อ (ในบรรทัดถัดไป)


แต่ถ้าต้องการเขียนอีเมลหาเพื่อนหรือคนสนิท สามารถปิดได้ด้วย

  • Best wishes, + ชื่อ (ในบรรทัดถัดไป)

  • Cheers, + ชื่อ (ในบรรทัดถัดไป)


จบแล้วนะคะกับ 5 เทคนิคเขียน Email ภาษาอังกฤษให้ดูโปร แต่อย่าลืมนะคะว่าก่อนส่ง เพื่อน ๆ จะต้องอ่านทวนอีกรอบเพื่อดูการสะกดคำและแกรมม่า จะได้แน่ใจว่าอีเมลที่จะส่งนั้นพร้อมที่จะออกสู่สายตาคนอ่านจริง ๆ เท่านี้เพื่อน ๆ ก็จะเขียน Email ภาษาอังกฤษได้เหมือนมืออาชีพและดูดีในสายตาคนรับแล้วล่ะค่ะ

10,815 views0 comments